PL. 01 — LE TRAVAIL À FAIRE / THE JOB

FINANCES DU SYNDICAT

Trois fonds, des charges justes, des arriérés qu’on voit venir.

La comptabilité de copropriété telle que le Code civil la structure — pas un plan comptable générique.

Fonds d’exploitation, fonds de prévoyance, fonds d’auto-assurance : chacun adopté, alimenté et suivi séparément. Les charges se calculent par quote-part. Les soldes vieillissent à vue.

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SOLDES DES FONDS

Fonds d’exploitation
42 180 $
Fonds de prévoyance
186 400 $
Fonds d’auto-assurance= franchise la plus élevée
25 000 $
FIG. 1 — SOLDES PAR FONDS (EXEMPLE)

PL. 02 — LE REGISTRE / THE LEDGER

Ce que le système tient

Ce que le système tient, ligne par ligne.

01

Budget à trois fonds

THREE-FUND BUDGET

Adopté par fonds, selon les articles 1071, 1071.1 et 1072 du Code civil. Chaque fonds garde son propre solde.

02

Charges par quote-part

CHARGES BY SHARE

Les charges mensuelles de chaque unité se calculent à partir de sa quote-part. Sans tableur.

03

Encaissement des charges

PAYMENT COLLECTION

Prélèvement préautorisé : le paiement s’enregistre et se rapproche tout seul.

04

Arriérés et hypothèque légale

ARREARS & LEGAL HYPOTHEC

Âge de chaque solde — courant, 31–60, 61–90, 90 jours et plus. Les unités admissibles à l’hypothèque légale sont signalées, avec le montant garanti.

05

États de compte

UNIT STATEMENTS

Un relevé par unité, en français ou en anglais, prêt à envoyer.

06

Soldes des fonds

FUND BALANCES

Le solde de chaque fonds, à jour, visible au conseil d’administration.

Résumé fourni à titre informatif. Il ne remplace pas l’avis de votre professionnel ou de votre conseiller juridique.

PL. 03 — LES ARRIÉRÉS / ARREARS

ÂGE DES SOLDES

Courant24
31–60 jours5
61–90 jours3
90 jours +2
HYPOTHÈQUE LÉGALE ADMISSIBLE

Deux unités en défaut depuis plus de 30 jours. Montant garanti calculé pour chacune.

FIG. 2 — SUIVI DES ARRIÉRÉS (EXEMPLE)

Savoir quelles unités sont admissibles à l’hypothèque légale

Au Québec, le syndicat peut inscrire une hypothèque légale sur la fraction du copropriétaire qui a fait défaut de payer sa quote-part des charges depuis plus de 30 jours. Accès calcule l’âge de chaque solde et le montant garanti : le solde, les charges restantes de l’exercice et deux exercices projetés.

  • Âge des soldesCourant, 31–60, 61–90, 90 jours et plus — par unité, à jour.
  • Montant garantiCalculé pour chaque unité admissible, prêt pour le conseil ou le notaire.
  • État de compte à envoyerLe relevé de l’unité accompagne le rappel, dans la langue du copropriétaire.

PL. 04 — CE QUE ÇA REMPLACE / WHAT IT REPLACES

Le tableur, le classeur, et l’écart entre les deux

Le carnet documente l’immeuble ; la comptabilité finance ce qu’il annonce. Quand les deux vivent au même endroit, le fonds de prévoyance et la liste des travaux se regardent.

01

Le tableur des charges

Remplacé par les charges calculées par quote-part, unité par unité.

02

Le suivi manuel des retards

Remplacé par l’âge des soldes et le signal d’hypothèque légale.

03

Les relevés faits à la main

Remplacés par un état de compte par unité, en français ou en anglais.

04

Trois fonds dans un seul compte

Remplacés par trois fonds adoptés, alimentés et suivis séparément.

PL. 05 — DEMANDE / REQUEST

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